Informacja w sprawie treści wewnętrznych procedur zawierania umów wymaganych na etapie składania wniosku o dofinansowanie.

25-05-2016, 12:45

Jednym z kryteriów wyboru projektów, jakiemu w toku oceny są poddawane wnioski o dofinansowanie w ramach POIiŚ, jest gotowość organizacyjno – instytucjonalna projektu w obszarze zawierania umów.           

Ocena w przedmiotowym zakresie polega na sprawdzeniu, czy potencjalny beneficjent (wnioskodawca) i wszystkie podmioty, które zgodnie z informacją zawartą we wniosku mogą ponosić wydatki kwalifikowalne w ramach projektu, posiadają procedury (tryb postępowania) w obszarze zawierania umów dla zadań objętych projektem.

W przypadku umów zawieranych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zgodność z zasadami obowiązującymi w ramach POIiŚ jest zapewniona przez działanie zgodnie z tą ustawą. W przypadku umów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych potencjalny beneficjent (wnioskodawca) powinien przedstawić wewnętrzne procedury uwzględniające zasady zawierania umów określone w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ 2014-2020”. Kryterium spełnione jest w przypadku, gdy potencjalny beneficjent (wnioskodawca) przedstawi procedury (własne i podmiotów, które mogą ponosić wydatki kwalifikowane w ramach projektu) wymagane zgodnie z kryterium, które są zgodne z zasadami obowiązującymi w POIiŚ.

Z uwagi na szereg wątpliwości, jakie zgłaszane są przez potencjalnych wnioskodawców w odniesieniu do treści tych wewnętrznych procedur zawierania umów, przedstawiamy poniżej opis elementów, które, w opinii NFOŚiGW, należy uwzględnić, aby zapewnić ich zgodność z postanowieniami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ na lata 2014 – 2020.

W wewnętrznych procedurach zawierania umów dla zadań objętych projektem  sugerujemy opisanie dwóch procedur: rozeznania rynku (która dotyczy zamówień o wartości od 2 do 50 tys. zł netto) i zasady konkurencyjności (powyżej 50 tys. zł netto), zgodnie z poniższymi wymaganiami:

        I. Rozeznanie rynku.

  1. Należy wskazać wartości progowe zamówień, dla których ma zastosowanie procedura rozeznania rynku (od 2 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie, z zastrzeżeniem, że od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto oraz w przypadku zamówień, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, należy dokonać upublicznienia zapytania ofert na stronie internetowej).
  2. Należy opisać zasady dokonywania rozeznania rynku dla zamówień o wartości od 2 tys. zł do 20 tys. zł netto:
  • opis sposobu dokonania rozeznania rynku: skierowanie zapytań ofertowych, wydruk oferty ze strony internetowej, ogłoszenie zapytania na własnej stronie internetowej lub innej ogólnodostępnej stronie internetowej albo też w inny przyjęty u beneficjenta sposób (należy opisać na czym on polega);
  • minimalna liczba potencjalnych wykonawców, do których należy przesłać zapytanie ofertowe lub minimalna liczba ofert uzyskanych w wyniku zapytania – należy mieć na uwadze, że Wytyczne wymagają otrzymania co najmniej dwóch ważnych ofert w wyniku zapytania ofertowego skierowanego do potencjalnych wykonawców i co najmniej jednej ważnej oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie na stronie internetowej;
  • zasady dokumentowania rozeznania rynku, w szczególności wymóg posiadania: skierowanych do potencjalnych wykonawców zapytań ofertowych, wydruków ogłoszeń, złożonych ofert, wydruków ze stron internetowych przedstawiające oferty potencjalnych wykonawców lub innych dokumentów. Należy mieć na uwadze aby forma tych dokumentów była zgodna z postanowieniami Podrozdziału 6.2.1 pkt. 2) i 4) Wytycznych.
  1. Należy określić zasady dokonywania rozeznania rynku dla zamówień o wartości od 20 tys. zł do 50 tys.- zł netto oraz zamówień, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych:
  • opis dot. upublicznienia zapytania ofertowego: czy zapytanie będzie zamieszczone na własnej stronie internetowej beneficjenta, czy też na innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych – jeśli tak to jakiej? W przypadku przewidzenia innego sposobu upublicznienia, należy go opisać;
  • czy dodatkowo upublicznieniu zapytania ofertowego będzie towarzyszyło skierowanie zapytań bezpośrednio do beneficjentów lub inny sposób zebrania ofert? Jeśli tak należy to opisać, mając na względzie, że upublicznienie zapytania dla zamówień o tej wartości jest formą wymaganą w Wytycznych;
  • minimalna liczba ofert uzyskanych w wyniku zapytania – Wytyczne wymagają co najmniej jednej ważnej oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie na stronie internetowej;
  • zasady dokumentowania rozeznania rynku – wymóg posiadania co najmniej wydruku ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej i oferty lub ofert wykonawców.
  1. Jako dodatkowe (ale nie jest to wymagane) można zawrzeć inne elementy procedury rozeznania rynku: sposób dokonywania szacowania wartości, przyjęte kryteria oceny ofert, minimalne terminy, treść zapytań ofertowych, zasady informowania wykonawców o wyborze oferty, zasady dokumentowania procedury (protokół z postępowania), opis okoliczności uzasadniających konieczność udzielenia zamówienia bez rozeznania rynku, zasady postępowania przyjęte w celu uniknięcia konfliktu interesów - stosownie do postanowień Podrozdziału 6.2.1 pkt. 9 i Podrozdziału 6.5.3 pkt. 8 Wytycznych, itp.  

       II.Zasada konkurencyjności.

  1. Należy określić wartości progowe zamówień, dla których ma zastosowanie zasada konkurencyjności. W zależności od statusu wnioskodawcy, będzie to:
  • od 50 tys. zł netto w przypadku podmiotów nie zobowiązanych zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania;
  • od 50 tys. zł netto do 30.000 euro w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania Pzp (innych niż zamówienia sektorowe);
  • od 50 tys. zł netto do tzw. „progów unijnych” w przypadku zamówień sektorowych.
  1. Sugeruje się zamieszczenie opisu czynności związanych z przygotowaniem zamówienia publicznego, takich jak:
  • określenie zasad, według których będzie następowało szacowanie wartości zamówienia oraz jej udokumentowanie – sugeruje się przeniesienie zapisów lub odwołanie się bezpośrednio do postanowień Podrozdziału 6.5.1 pkt. 1 Wytycznych;
  • dokonanie opisu przedmiotu zamówienia – zgodnie z zapisami Podrozdziału 6.5.1 pkt. 2 i Podrozdziału 6.5.3 pkt. 5 lit. i Wytycznych (lub odwołanie się do nich);
  • określenie zasad ustalania warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z postanowieniami Podrozdziału 6.5.1 pkt. 5 Wytycznych;
  • określenie kryteriów oceny ofert – stosownie do zapisów Podrozdziału 6.5.1 pkt. 6 Wytycznych (lub odwołanie się do nich).
  1. Sugeruje się określenie dokumentów, jakie będą przygotowywane w ramach postępowania o udzielenie zamówienia: zapytanie ofertowe i ewentualne dokumenty dodatkowe: specyfikacja warunków zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, istotne warunki umowy itp.
  2. Należy wskazać treść zapytania ofertowego – zgodnie z Podrozdziałem 6.5.3 pkt. 5 lit. a) Wytycznych (lub odwołać się do tych postanowień).
  3. Należy wskazać sposób upublicznienia zapytania ofertowego (zgodnie z Podrozdziałem 6.5.3 pkt. 7 Wytycznych):
  • Baza Konkurencyjności (wymagane dla ogłoszeń po podpisaniu umowy  dofinansowanie);
  • inna strona przeznaczona do umieszczania zapytań ofertowych – jako dodatkowa możliwość, ale należy mieć na względzie, że dotyczy jedynie beneficjentów będących podmiotami zobowiązanymi zgodnie z art. 3 Pzp do jej stosowania;
  • Dziennik Urzędowy UE – dodatkowo w przypadku zamówień o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (tzw. „próg unijny”);
  • jeśli wnioskodawca zamierza wszcząć realizacje projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie należy wskazać sposób upublicznienia zapytania – Wytyczne nakazują wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców i zamieszczenie go co najmniej na stronie internetowej wnioskodawcy (o ile posiada taką stronę). 
  1. Należy wskazać ogólne zasady dot. wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert – stosownie do treści Podrozdziału 6.5.3 pkt. 5 lit. b) Wytycznych.
  2. Należy określić zasady postępowania przyjęte w celu uniknięcia konfliktu interesów - stosownie do postanowień Podrozdziału 6.5.3 pkt. 8 Wytycznych (lub odwołać się do nich).
  3. Należy opisać zasady przygotowania i treść protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - stosownie do postanowień Podrozdziału 6.5.3 pkt. 9 i 10 Wytycznych (lub odwołać się do nich).
  4. Należy wskazać sposób informowania o wyniku postępowania (stosownie do postanowień Podrozdziału 6.5.3 pkt. 11 Wytycznych).
  5. Dodatkowo można zamieścić w wewnętrznych procedurach inne zapisy, które mają charakter porządkowy lub informacyjny, np.:
  • tryb postępowania przy udzielaniu zamówień, do których nie ma zastosowania zasada konkurencyjności – chodzi w szczególności o udzielanie zamówień w trybach niekonkurencyjnych (stosownie do postanowień Podrozdziału 6.5.3 pkt. 2 i 6.5.2 pkt. 1 i 3 Wytycznych);
  • wymagania związane z formalną stroną procedury udzielania zamówienia: udzielanie wyjaśnień na zapytania, miejsce i sposób składania ofert, sposób oceny ofert, wyjaśnianie wątpliwości, wybór oferty najkorzystniejszej i podpisanie umowy z wykonawcą;
  • postępowanie w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty – stosownie do  postanowień Podrozdziału 6.5.3 pkt. 13 Wytycznych;
  • zasady dokonywania zmian postanowień zawartej umowy (Podrozdział 6.5.3 pkt. 14 Wytycznych), udzielania zamówień uzupełniających i dodatkowych (Podrozdział 6.5.3 pkt. 14 i 15 Wytycznych).  

Uwaga:

Zaznaczyć należy, że wskazane powyżej zapisy należy traktować jako propozycje i możliwe jest inne sformułowanie procedur wewnętrznych, pod warunkiem zachowania zasad wynikających z Wytycznych, a odnoszących się w szczególności do: progów stosowania poszczególnych procedur, sposobu pozyskiwania ofert, wymogów co do upublicznienia informacji o procedurze i dokumentowania jej przeprowadzenia.

Proponujemy też nie dokonywanie zmian w stosowanych przez wnioskodawców procedurach służących realizacji zakupów ze środków własnych.  Sugerujemy przygotowanie odrębnych od nich procedur, które będą miały zastosowanie jedynie do wydatków ponoszonych w ramach projektu.